Kontrahenci, którzy we współpracy z Kolporterem DP korzystają z elektronicznego systemu wymiany danych handlowych i faktur (EDI), bardzo chwalą sobie to narzędzie. Podkreślają, że to duża oszczędność czasu i pieniędzy.
System Elektronicznej Wymiany Danych (ang. Electronic Data Interchange – EDI), na który decyduje się coraz więcej przedsiębiorców, to nic innego, jak wymiana danych między systemami informatycznymi partnerów handlowych, przy minimalnej ingerencji człowieka. System sprawnie łączy klientów, dostawców, banki i firmy logistyczne.
Dlaczego elektroniczna wymiana dokumentów jest tak ważna? Elektroniczne faktury pozwalają na szybkie księgowanie, a elektroniczne dowody dostaw zapewniają bezbłędne wprowadzenie prasy do systemu informatycznego sklepu. A to podstawowy warunek, aby po sprzedaży bezbłędnie rozliczyć zwroty. Klienci Kolportera DP w formie elektrofonicznej otrzymują również faktury korygujące, a to oznacza kolejną oszczędność czasu. Elektroniczna wymiana dokumentów zdecydowanie ułatwia też prawidłową identyfikację tytułów prasowych, które występują w kilku mutacjach.
– System użytkujemy od trzech lat. I jesteśmy bardzo zadowoleni – podkreśla Jerzy Gliński z warszawskiego przedsiębiorstwa Progress. – Korzystamy z bazy danych Small Business. Dzięki temu mamy pełną kontrolę nad naszym sklepem. System rejestruje przyjęcie towaru, sprzedaż i zwroty. Ta kompleksowa usługa ułatwia nam pracę – dodaje.
Wcześniej wszelkie dane trzeba było wprowadzać ręcznie. – Teraz pracujemy znacznie szybciej. Przez skaner wprowadzamy ceny do komputera i kasy fiskalnej, co jest wygodnym rozwiązaniem. Kilka lat temu ten proces zajmował nam zdecydowanie więcej czasu. Atutem EDI jest również to, że pomyłki zdarzają się dużo rzadziej. Oczywiście nie można ich wyeliminować, ale to dosłownie jednorazowe przypadki – podkreśla Jerzy Gliński.
Oszczędność czasu nie jest jedyną zaletą systemu elektronicznej wymiany danych. Druga, zdecydowanie ważniejsza, to większa kontrola nad samą sprzedażą. – Mamy lepsze rozeznanie w towarze, który znajduje się w sklepie. Widzimy, co schodzi lepiej i co najbardziej interesuje naszych klientów. Możemy ze spokojem zamawiać te towary, które cieszą się największą popularnością. Dzięki temu straty są małe – przekonuje pan Jerzy.
Zanim firma Progress zaczęła korzystać z tego systemu, jej pracownicy mieli niewielką orientację odnośnie towaru, który został sprzedany. Liczono raczej sprzedane grupy towarowe, na przykład tygodniki czy, miesięczniki, a nie konkretne tytuły. To nie dawało pełnego obrazu sprzedaży.
System EDI jeszcze bardziej chwalą większe przedsiębiorstwa. – Nie mam najmniejszych zastrzeżeń do tego programu – zapewnia Iwona Choroszyńska, odpowiedzialna za dział Prasy w warszawskim salonie Traffic Club, w którym można kupić także książki, muzykę czy bilety na koncerty i inne imprezy. – Jesteśmy dużym salonem (pięciokondygnacyjnym – przyp. red.) i mamy szeroki asortyment. System wymiany danych i faktur bardzo ułatwia nam zarządzanie naszym działem – bez niego wręcz trudno sobie dziś wyobrazić sprawne zarządzanie salonem.
Pani Iwona szczególnie ceni sobie niezawodność systemu. Przekonuje, że liczba błędów jest minimalna. – W tak dużym sklepie trudno w stu procentach wyeliminować pomyłki, ale takich sytuacji było naprawdę niewiele. Wcześniej pracowałam na innym programie i dostrzegam dużą zmianę na plus. To chyba najlepsza rekomendacja dla systemu EDI oferowanego przez Kolportera – przekonuje.
– Aby skorzystać z systemu EDI wystarczy się skontaktować z najbliższym terenowym oddziałem Kolportera DP. Ten system jest rozwiązaniem, które usprawnia pracę naprawdę każdego punktu sprzedaży, niezależnie od jego wielkości – podsumowuje Michał Zbytek, pełnomocnik zarządu Kolportera DP ds. sprzedaży.
Tomasz Porębski
Miesięcznik „Nasz Kolporter”
