Gazety z kodem

Kody kreskowe są dla gazety tak samo ważne, jak dla człowieka numer PESEL, albo linie papilarne. Jeśli są precyzyjne, pozwalają na szybką i bezbłędną identyfikację. Tymczasem nadal zdarza się, że niektórzy wydawcy stosują kody niezgodne z obowiązującymi normami. To powoduje poważne problemy zarówno po stronie dystrybutora, jak i sieci sprzedaży.

– W dużych sieciach handlowych to, co nie ma kodu, nie zostanie przyjęte do sprzedaży. Kod jest niezbędny. Dotyczy to też gazet i czasopism. Do żadnej sieci handlowej nie jestem w stanie wprowadzić gazety, która takiego kodu nie posiada – tłumaczy Bogusław Morański, doradca zarządu Kolportera SA do spraw administracji sieci.

Bardzo ważne kreski

Międzynarodowy system oznaczania towarów kodami kresowymi, który pozwala na ich jednoznaczną i automatyczną identyfikację, służy przesyłaniu informacji handlowych poprzez wykorzystanie elektronicznej wymiany danych. Ogólne zasady funkcjonowania systemu określa – organizacja GS1 z siedzibą w Brukseli (Belgia) oraz Princeton (USA).W Polsce jest ona reprezentowana przez Instytut Logistyki i Magazynowania – GS1 Polska w Poznaniu. ILiM jest jedyną instytucją upoważnioną do przyjmowania firm i instytucji z Polski do Systemu GS1 i do nadawania im uprawnień do stosowania standardów GS1.

– Numery identyfikacyjne przedstawia się graficznie w postaci kodu kreskowego – tłumaczy Adam Koszewski, doradca ds. administracji wydawnictw w Kolporterze SA. – Taki symbol, wydrukowany na wydawnictwie, musi ściśle spełniać określone wymagania, dotyczące struktury numeru identyfikacyjnego, warunków technicznych i jego umiejscowienia.

– O ile wcześniej zdarzało się, że nie wszystkie gazety miały kody kreskowe, to dziś najistotniejszym problemem są gazety z kodami nie spełniającymi obowiązujących norm. A to sprawia nam bardzo duży kłopot i powoduje kłopoty ze sprzedażą, zwłaszcza w dużych sieciach handlowych .

Ścisłe standardy

Dla oznaczania książek i wydawnictw prasowych stosuje się numery GTIN-13 z wykorzystaniem numerów ISBN albo ISSN. Pełny symbol kodu kreskowego składa się z: kresek, które są graficznym odzwierciedleniem numeru identyfikacyjnego; wydrukowanego pod nimi numeru identyfikacyjnego w postaci cyfr; jasnego marginesu, otaczającego symbol kodu, o ściśle określonej szerokości. Powyżej symbolu GTIN-13 należy wydrukować cały numer ISSN, wraz z jego akronimem i znakiem kontrolnym.

Kod powinien się znajdować w precyzyjnie określonym miejscu.

– To lewy dolny róg pierwszej strony lub okładki – mówi Adam Koszewski. – A niestety zdarza się, że kody są umiejscawiane zupełnie gdzie indziej.

Drugi ważny punkt to parametry. – Kod powinien mieć określone wymiary, odpowiednią odległość od krawędzi gazety, właściwy kontrast, parametry drukarskie – wylicza Adam Koszewski. – Jeśli te wymogi nie są przestrzegane, występują trudności z odczytaniem kodu przez czytniki. Na przykład kreski w kodzie nie mogą być skracane, (jak to się czasami zdarza), bo czytnik nie zdoła odczytać numeru identyfikacyjnego. Standardowe wielkości symboli są tak dobrane, aby umożliwić odczyt kodów – kreskowych przez różne rodzaje skanerów. Jeśli kod jest umieszczony pionowo na pierwszej stronie gazety, ale wychodzi poza jej krawędź, na zagięty grzbiet, to dla czytnika jest tak, jakby kreski były skrócone.

Wzór na kod

Kod musi być jednoznacznym identyfikatorem towaru, według zasady: 1 towar = 1 tytuł w danym wydaniu = 1 numer = 1 cena.

Numer identyfikacyjny – GTIN-13, oznaczający wydawnictwa ciągłe, ma określoną strukturę.

1. Identyfikator celu specjalnego (977)czyli trzycyfrowy prefiks, przeznaczony do kodowania wydawnictw ciągłych.

2. Numer ISSN (pozycja W1 – W7) nadany przez ośrodek krajowy ISSN. Zapisuje się go bez znaku kontrolnego. W wydaniach prasy codziennej, np. mutacji regionalnych, każda mutacja powinna mieć własny numer ISSN.

3. Dwie dodatkowe cyfry (pozycja Q1Q2), które służą do oznaczenia różnych wydań tego samego tytułu. Określają poszczególne numery o różnej cenie, bądź różne wydania dziennika w obrębie tygodnia (poniedziałek, wtorek etc.). W celu zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wydawnictw ciągłych na tych pozycjach można wprowadzić też oznaczenie roku wydania.

4. Cyfra kontrolna K, służąca do wykrywania błędów odczytu kodu kreskowego.

5. Numer kodu czasowego (S1S2) przedstawiany w dwucyfrowym numerze dodatkowym „add on” – oznacza okres, w którym ukazuje się gazeta.

Cała struktura przedstawia się więc następującym wzorem:

977 W1W2W3W4W5W6W7 Q1Q2 K S1S2.

Uwaga na gadżety

– Uwzględnienie tych wszystkich pozycji jest ważne choćby dlatego, że cena w systemie jest przypisana do kodu – tłumaczy Adam Koszewski. – Jeśli któraś pozycja jest zła, może powstać spore zamieszanie. Kolejna ważna uwaga. Jeśli ten sam numer gazety wychodzi z dwoma różnymi cenami (bo jeden egzemplarz jest z gadżetem, a drugi bez), musi być traktowany jako osobny tytuł, czyli mieć inny kod. Jeśli wydawca wprowadza do kolportażu wtórną sprzedaż numeru, kod kreskowy może pozostać niezmieniony. Ale jeśli tytuł jest wprowadzany do punktów rejestrujących sprzedaż przy pomocy czytników, najpierw trzeba rozliczyć ostatecznie sprzedaż podstawową. Jeżeli wydawca wprowadza pakiet składający się z kilku wycofanych wcześniej numerów tytułu, musi nadać mu nowy kod.

Czytniki policzą zwroty

Po kilku miesiącach testów Kolporter wprowadził nowy system ewidencjonowania zwrotów gazet.

– Do niedawna odbywało się to ręcznie. Teraz każda gazeta jest „sczytywana” elektronicznie, na podstawie kodu kreskowego – mówi Mariusz Iskało, doradca zarządu Kolportera SA . – Jeśli kody są zbyt małe, czy maja jakieś inne usterki, osoba przyjmująca zwroty będzie musi wpisywać ręcznie numer. To bardzo utrudnia i opóźnia pracę.

– Jeśli w wyniku zastosowania kodu niezgodnego z normami nie można odczytać kodu czasowego (S1S2), nie można stwierdzić, czy dany numer gazety pochodzi z np. z środy w tym tygodniu, czy w ubiegłym – dodaje Adam Koszewski. – Dlatego uczulamy wydawców na ten problem. Chociaż w małych punktach sprzedaży jeszcze stosunkowo niewiele osób stosuje czytniki, jednak z upływem czasu na pewno staną się one bardzo popularne, bo ułatwiają pracę.

Marta Pawłowska